Was du hier findest
Typische Probleme mit ecoDMS – mit Ursachen & konkreten Lösungsansätzen.
- Client/Server: Anmeldung, Verbindungsfehler, Versionskonflikte
- Import/Scanner: Dateien kommen nicht an, Profile, Rechte auf Ordnern
- OCR/Volltext: schlechte Erkennung, PDF nicht durchsuchbar
- Rechte: „nicht erlaubt“, fehlende Buttons, Archiv-Zugriff
- Performance: langsame Suche, langsame Vorschau, Engpässe
Inhaltsübersicht
- Anmeldung & Verbindung
- Import & Scanner
- OCR & Volltext
- Rechte & Rollen
- Performance
- Updates & Versionskonflikte
- Support-Checkliste
Tipp: Du kannst auch direkt in der Suche Begriffe wie „Timeout“, „OCR“, „Export“ oder „Scanner“ eingeben.
Anmeldung/Verbindung: „Keine Verbindung zum Server“ oder Timeout
Typische Ursachen
- Falscher Servername/IP oder falscher Port im Client.
- Firewall/Endpoint-Security blockiert Port oder Prozess.
- ecoDMS-Serverdienst läuft nicht oder hängt.
- VPN / Routing / DNS-Probleme.
Lösungsansätze
- Serveradresse + Port im Client prüfen und mit einem Port-Check testen.
- Firewall-Regeln prüfen (Client → Server) und testweise kurz deaktivieren (wenn erlaubt).
- Dienste/Serverstatus prüfen, ggf. Neustart von Dienst/Server im Wartungsfenster.
- Test im lokalen Netz ohne VPN (um VPN als Ursache auszuschließen).
Anmeldung ok, aber Aktionen sind „nicht erlaubt“ / Buttons fehlen
Typische Ursachen
- Rollenrechte fehlen (z. B. Export, Drucken, Index ändern, Löschen).
- Archiv/Mandant ist nicht zugewiesen.
- Benutzer sieht nur Teilarchive oder Filter/Ansichten blenden Inhalte aus.
Lösungsansätze
- Rolle prüfen und gezielt Rechte vergeben (Least Privilege).
- Archiv-Zuordnung und Sichtbarkeit prüfen.
- Ab-/Anmelden oder Client neu starten (nach Rechteänderungen).
Import: Dateien werden abgelegt, aber erscheinen nicht in ecoDMS
Typische Ursachen
- Importordner wird nicht überwacht oder Pfad stimmt nicht.
- Dienstkonto hat keine Rechte auf dem Ordner (Lesen/Schreiben/Verschieben).
- Dateiformat/Dateiendung wird nicht verarbeitet oder bricht still ab.
Lösungsansätze
- Importprofil & überwachten Ordner prüfen.
- Berechtigungen: Dienstkonto muss Zugriff haben (inkl. Unterordnern).
- Testdatei (kleines PDF) ablegen und Log-Zeitpunkt notieren.
Scanner wird nicht erkannt / Scan bricht ab / Duplex fehlt
Typische Ursachen
- Treiber (TWAIN/WIA) fehlt oder ist inkompatibel.
- Scanner-Software blockiert Zugriff oder Gerät ist im Netzwerk nicht stabil erreichbar.
- ADF/Duplex falsch konfiguriert (Scannerprofil).
Lösungsansätze
- Treiber aktualisieren und Scanner außerhalb von ecoDMS testen.
- Anderes USB-Kabel/Port bzw. Netzwerk prüfen (IP fixieren, Energiesparmodus aus).
- Scanprofil prüfen (Duplex/ADF, DPI, Farbe/Graustufe).
OCR/Volltext: PDF ist nicht durchsuchbar
Typische Ursachen
- OCR ist nicht aktiv oder läuft nicht für dieses Importprofil/Archiv.
- PDF enthält nur Bildlayer (Scan), kein Textlayer.
- Qualität zu schlecht (zu geringe DPI, schief, Kompression, Schatten).
Lösungsansätze
- OCR-Einstellungen und OCR-Queue/Status prüfen.
- Testscan mit 300 DPI (Graustufe) und sauberer Ausrichtung.
- Sprachen passend konfigurieren (DE/EN, je nach Belegen).
OCR erkennt schlecht: Umlaute/Zahlen/Tabellen „verrutschen“
Typische Ursachen
- Falsche Sprache oder zu viele Sprachen parallel aktiv.
- Scanqualität: schief, unscharf, Schatten, zu geringe DPI.
- Tabellen/Layouts sind für reine Volltextextraktion schwierig.
Lösungsansätze
- 300 DPI, gerade Ausrichtung, Graustufe statt Farbe.
- Kompression reduzieren, „Text verbessern“/Schärfen im Scanprofil nutzen (falls vorhanden).
- Für Tabellen ggf. strukturierte Indexierung (Vorlagen/Regex/Barcode) statt Volltext erzwingen.
Rechte/Rollen: Benutzer sieht Archive nicht oder kann nicht exportieren
Typische Ursachen
- Archiv nicht zugewiesen oder nur Leserechte vorhanden.
- Export-/Druckrechte fehlen (je nach Rolle).
- Mandanten-/Gruppenstruktur ist uneinheitlich gepflegt.
Lösungsansätze
- Rollen standardisieren (z. B. „Mitarbeiter“, „Teamlead“, „Admin“).
- Rechte über Gruppen statt Einzeluser vergeben.
- Stichprobe: Admin kann’s, User nicht → eindeutig Berechtigungsthema.
Nach einer Einspielung eines Backup kann nicht mehr auf ecoDMS zugegriffen werden, weil alle Lizenzen vergeben sind.
Typische Ursachen
- Datenbank hat noch "alte" Sessions gespeichert
- Das Einspielen eines Backups hat anscheinend funktioniert, tatsächlich ist dies aber nicht der Fall gewesen.
Lösungsansätze
- PC einmal komplett herunterfahren und neu starten. Wenn der Fehler immer noch auftritt. Das selbe Backup noch einmal neu einspielen und dann den PC erneut starten.
Performance: Suche/Vorschau ist langsam
Typische Ursachen
- Storage-Engpass (NAS/Netzlaufwerk, IOPS, hohe Latenz).
- Server-Ressourcen (CPU/RAM) am Limit, parallele OCR/Import-Jobs.
- Virenscanner scannt Archivpfade (falls nicht ausgenommen).
- Netzwerk-Latenz (Standort/VPN).
Lösungsansätze
- Last messen: CPU/RAM/Disk/Netz während einer langsamen Aktion.
- Testweise OCR/Batch-Jobs zeitlich staffeln.
- Virenscanner-Ausnahmen für Archivpfade prüfen (nur wenn Sicherheitsrichtlinie es erlaubt).
- Storage/Netz prüfen: wenn möglich lokal/performanter Speicher für Archiv.
Nach Update: Client startet nicht / Versionskonflikt
Typische Ursachen
- Client- und Serverversion passen nicht zusammen.
- Alte Client-Caches/Profiles verursachen UI-Fehler.
- Abhängigkeiten/Runtime geändert.
Lösungsansätze
- Server-/Clientversionen abgleichen und Client passend aktualisieren.
- Test mit neuem Benutzerprofil/Cache (um „lokal kaputt“ zu isolieren).
- Logs direkt nach Startversuch sichern.
Support-Checkliste: Was wir zur schnellen Analyse brauchen
- Datum/Uhrzeit des Auftretens + Häufigkeit
- Betroffene Nutzer (einer/alle) + Rolle
- Umgebung (Client-PC/Terminalserver/VPN/Standort)
- ecoDMS Version (Server & Client) + OS-Versionen
- Fehlermeldung im Wortlaut (Screenshot/Copy-Paste)
- Logs passend zum Zeitpunkt
- Letzte Änderungen (Update, neue Importregel, neue Rechte, Zertifikate)