Mit wenigen Anpassungen in ecoDMS holst du das Maximum aus LunaDANA heraus. Du legst zwei Dokumententypen an und ergänzt einige Klassifizierungsfelder. Bestehende Workflows bleiben unangetastet.

1. Zielbild & Voraussetzungen

  • ecoDMS (Server/Client) installiert, Administratorrechte für Archiv → Einstellungen.
  • Backup empfohlen (Archiv sichern), bevor du Felder/Typen änderst.
  • LunaDANA liest die neuen Felder beim Import aus ecoDMS und nutzt sie für die Vorbuchung.

2. Dokumententyp anlegen

Lege in ecoDMS zwei zusätzliche Dokumententypen an:

  • Rechnungseingang (Eingangsrechnungen von Lieferanten)
  • Rechnungsausgang (Ausgangsrechnungen an Kunden)
So gehst du vor (Kurzguide)
  1. Öffne Administration → Einstellungen → Klassifizierung → Dokumententypen.
  2. Neu wählen, Namen eintragen (siehe oben), speichern.
  3. Optional: Farben/Sichtbarkeit nach Bedarf konfigurieren.

3. Klassifizierungsfelder anlegen

Erstelle die folgenden Felder unter Klassifizierung → Zusatzfelder und ordne sie beiden Dokumententypen zu. Achte auf Schreibweise und Datentyp.

Felder (Name → Datentyp → Beispiel/Hinweis)

  • Ust.-ID. → Text → DE123456789 (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
  • Steuernummer → Text → 123/4567/8901 (nationale Steuernummer)
  • Barzahlung → Ja/Nein (Bool) → Ja wenn bar gezahlt
  • Zahlungsdatum → Datum → 2025-08-15
  • Zahlungsabwicklung → Auswahl (Liste) → Werte z. B. Überweisung, Lastschrift, Kreditkarte, PayPal, Bar
  • Eindeutiges Kennzeichen → Text → z. B. RE-2025-0815-ACME-0001 (kann z. B. Belegnummer+Datum enthalten)
Empfohlene Einstellungen im Detail
  • Ust.-ID., Steuernummer, Eindeutiges Kennzeichen: Länge ≥ 64 Zeichen.
  • Zahlungsdatum: Datumsfeld (keine Uhrzeit).
  • Barzahlung: Standardwert Nein.
  • Zahlungsabwicklung: Auswahl-Liste pflegen; Du kannst Bar zulassen, auch wenn Barzahlung separat geführt wird.

4. Zuordnung in Masken/Vorlagen

Damit die Felder beim Klassifizieren sichtbar sind, ordne sie den neuen Dokumententypen zu:

  1. Klassifizierung → Masken/Vorlagen öffnen.
  2. Maske für Rechnungseingang und Rechnungsausgang bearbeiten.
  3. Die oben genannten Zusatzfelder zur Maske hinzufügen und in sinnvoller Reihenfolge anordnen (z. B. Zahlungsinfos zusammen).
  4. Speichern und Maske testen, indem du einen Beleg öffnest und die Felder füllst.

Hinweis: Bereits archivierte Dokumente behalten ihre bisherigen Werte. Bei Bedarf kannst du einzelne Belege nachpflegen; LunaDANA übernimmt geänderte Werte beim nächsten Export/Import.

5. Checkliste & Test

  • Dokumententyp Rechnungseingang vorhanden
  • Dokumententyp Rechnungsausgang vorhanden
  • Alle sechs Zusatzfelder angelegt und beiden Typen zugeordnet
  • Ein Test-Beleg je Typ klassifiziert, Felder befüllt
  • ecoDMS-Export durchgeführt, in LunaDANA importiert → Felder erscheinen in der Vorbuchung

6. FAQ & Tipps

USt-IdNr. oder Steuernummer – brauche ich beides?

Erste Priorität hat die USt.IdNr. und dann folgt die Steuernummer. Wenn die Ust-.IdNr. in der Rechnung angegeben ist, dann wird die Steuernummer nicht benötigt und das entsprechende Feld bleibt leer. Schliesslich wollen wir Zeit sparen!

Doppelte Pflege von „Barzahlung“ und „Zahlungsabwicklung“?

Ganz klar - "nein". Unter "Barzahlung" wird ausschliesslich angegeben, ob es sich um eine Barzahlung handelt. Wenn dies der Fall ist, dann ist unter "Barzahlung" in das Feld "ja" einzutragen, ansonsten bleibt das Feld einfach leer. Bei der Zahlungsabwicklung werden ausschliesslich fremde Zahlungsabwickler angegeben - etwa "PayPal, "Klarna", "Amazon", "Privatkonto".

„Eindeutiges Kennzeichen“ – was empfiehlt ihr?

Das Feld "Eindeutiges Kennzeichen" ist dazu da einen Kreditor zu erkennen, wenn im Beleg keine Ust.IdNr. oder Steuernummer angegeben ist. Sobald eine Ust-Idnr. oder Steuernummer im Beleg hinterlegt ist, bleibt dieses Feld leer. In das Feld kommt etwa eine "Mitgliedsnummer", eine feste "Beitragsnummer", aber auch die Bezeichnung einer Behörde oder ähnliches. Etwa "Amtsgericht XXX", "Stadtkasse XXX", "Finanzkasse XXX", "DPMA", etc. Dieses Feld sollte entweder Zahlen und Ziffern oder maximal zwei Wörter enthalten. Wichtig ist die Stabilität (keine nachträglichen Änderungen), damit Abgleiche eindeutig sind.

Fragen? Schreib uns an mail@design-company.de.